W każdym biurze raz na jakiś czas powinny odbywać się generalne porządki. Wyrzucamy wówczas nie tylko wypisane długopisy, stare i zużyte notesy czy kalendarze, ale – przede wszystkim – niepotrzebne dokumenty. Dokumentacja – zarówno papierowa, jak i ta przechowywana na nośnikach elektronicznych – może być konieczna do utylizacji z dwóch powodów. Po pierwsze – okres przydatności danego dokumentu już minął, a po drugie – z różnych względów możemy nie mieć prawa dłużej przechowywać pewnych danych poufnych.
Dokumentów nie należy po prostu wyrzucać do kosza, a z komputera „usuwać” ich przenosząc do kosza. Takie działanie stwarza wiele zagrożeń, na przykład takie, że dane nasze lub naszych klientów wpadną w niewłaściwe ręce. Jak więc pozbyć się niechcianej dokumentacji nie martwiąc się o bezpieczeństwo danych? Jak zorganizować taki proces wewnątrz firmy?
Po pierwsze – segregacja
Tak, jak wszystkie inne odpady – dokumenty przeznaczone do utylizacji i zniszczenia należy odpowiednio posegregować. To pierwszy krok prowadzący do skutecznego pozbycia się zalegającej dokumentacji. Należy poświęcić kilka godzin (a najlepiej cały dzień) na dokładne przejrzenie wszystkich materiałów, które chcemy zniszczyć. Zdarza się, ze wśród tych już nam niepotrzebnych przypadkiem znajdzie się coś, czego wcale nie chcemy się pozbywać. Właśnie dlatego warto kilkukrotnie, w zespole kilku osób skrupulatnie przejrzeć wszystkie dokumenty papierowe, a także zawartość nośników cyfrowych.
Na tym etapie warto też zdecydować, czy ilość przeznaczonych do zniszczenia dokumentów pozwala na ograniczenie się do biurowej niszczarki. Jest to dobra opcja, jeśli mamy bardzo niewielką ilość dokumentów i są one w zdecydowanej większości na papierze. Jeśli natomiast dokumentów nazbiera się więcej – warto skorzystać z firmy, która zajmuje się profesjonalnym niszczeniem takich materiałów.
Po drugie – pakowanie
Po dokładnym przejrzeniu wszystkich dokumentów, gdy już jesteśmy pewni, co chcemy wyrzucić a co nie – możemy przejść do drugiego etapu, a mianowicie pakowania. W co zapakować materiały przeznaczone do zniszczenia? Najlepiej w worki lub kartony, które dodatkowo – dla bezpieczeństwa – foliujemy. Należy szczególnie zadbać o szczelność opakowania, ponieważ nie chcemy, by luźna kartka z danymi lub nośnik cyfrowy zgubił się w transporcie.
Dobra rada: warto na etapie pakowania pozbyć się niepotrzebnych przedmiotów, które nie zawierają żadnych danych. Mowa tu o segregatorach, koszulkach czy innych tego typu przedmiotach – sporo ważą, więc dołożą kosztów przy niszczeniu, a przecież wcale nie trzeba ich niszczyć. Co więcej, zmieszane dokumenty, zawierające materiały wykonane z innych materiałów niż papier, są droższe w niszczeniu, ponieważ wymagają od zleceniobiorcy dodatkowej pracy – to znaczy segregowania.
Powyższa rada nie ma jednak zastosowania w przypadku nośników elektronicznych. Jeżeli chcemy trwale usunąć dane z dysków twardych, pendrive’ów czy płyt CD – warto zniszczyć je w całości, razem ze sprzętem. Usunięcie danych za pomocą wrzucenia ich do cyfrowego kosza na niewiele się zda, bowiem takie dane są bardzo łatwe do odzyskania.
A co z przewiezieniem dokumentów?
Jeśli zdecydowaliśmy się na profesjonalną usługę niszczenia dokumentów firmy zajmujące się tym fachem zazwyczaj przejmują także na swoje barki kwestię transportu. Warto o to zapytać już podczas pierwszej rozmowy telefonicznej, to oszczędzi nam zbędnych formalności. Profesjonalne firmy zajmujące się przewozem dokumentów to najlepszy wybór – pracownicy takich miejsc doskonale wiedzą, jak zabezpieczona powinna być taka przesyłka.
Transport zawierający dokumentację powinien zostać zrealizowany za pomocą zabezpieczonych pojazdów wyposażonych w nawigację. Przesyłka powinna pozostać pod okiem konwojenta. Warto postawić na bezpieczeństwo i – tym samym – nie narażać siebie ani klientów na konsekwencje, które mogą nieść za sobą niedopatrzenia przy niszczeniu dokumentów.
Do procesu niszczenia dokumentów należy się odpowiednio przygotować. To od nas w dużej mierze zależy bezpieczeństwo danych w firmie. Warto więc trzymać rękę na pulsie i zadbać, by odbyło się to w pełni bezpiecznie.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów
